Rzeczoznawcy majątkowi, wykonujący czynności zawodowe w oparciu o przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami, korzystają z danych zawartych w szczególności w umowach będących  postawą wpisu do ksiąg wieczystych oraz rejestrów wchodzących w skład operatu katastralnego  (art. 155 ust 1 pkt. 7 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, dalej ugn).
Zgodnie z treścią art. 155 ust. 3 ugn: właściwe organy (…) są obowiązane udostępniać rzeczoznawcom majątkowym rejestry i dokumenty o których mowa w ust. 1, w tym umożliwiać sporządzenie kopii dokumentów w dowolnej formie. 
W przepisach ustawy z dnia 17 maja 1989 r. prawo geodezyjne i kartograficzne (dalej pgik) uregulowano, że udostępnienie do wglądu zbiorów aktów notarialnych oraz orzeczeń sądowych i decyzji administracyjnych będących podstawą wpisów w ewidencji gruntów i budynków, podmiotom, które posiadają uprawnienia do wglądu do takich zbiorów na podstawie odrębnych przepisów, udziela się na wniosek i za opłatą (art. 40e ust. 1 pkt 2e, oraz załącznik do ustawy – tabela nr 16 punkt 5). 
Przepisy ustawy z dnia 17 maja 1989 r. prawo geodezyjne i kartograficzne nie zawężają zagwarantowanej rzeczoznawcom majątkowym w ugn formy udostępniania, w tym konieczności umożliwienia przez Starostę sporządzenia kopii dokumentów w dowolnej formie, jedynie stanowią, że za czynność udostępnienia pobiera się odpowiednią, przewidzianą w ustawie opłatę, oraz że udostępnienie następuje na wniosek. 

W dotychczasowym orzecznictwie sądowo-administracyjnym, w tym stanowiskach Głównego Geodety Kraju (miedzy innymi pismo z 19 listopada 2018 r. kierowane do Sekretarza Stanu w Ministerstwie Inwestycji i Rozwoju) prezentowany był pogląd, że w ramach udostępnienia dokumentów rzeczoznawca może wykonać z ich treści kopię w postaci dowolnej formy, w szczególności skopiować dokument za pomocą urządzeń technicznych, a więc i aparatu fotograficznego.

Na przestrzeni lat nieustannie zmienia się stan cyfryzacji państwa, w tym sposób prowadzenia operatu ewidencyjnego oraz gromadzenia, przechowywania a co za tym idzie i udostępniania zbiorów dokumentów (w szczególności aktów notarialnych) stanowiących podstawę wpisów w rejestrach wchodzących w skład operatu katastralnego rzeczoznawcom majątkowym.
Obecnie istnieje możliwość pozyskania danych poprzez różnego rodzaju e-usługi, które dla rzeczoznawców majątkowych są świadczone przez specjalne Portale Rzeczoznawców w systemach informatycznych do prowadzenia ewidencji gruntów i budynków. Powiaty wykorzystują 5 systemów informatycznych do prowadzenia ewidencji gruntów: EWID 2007, GEO-INFO, GEOBID, oraz Comarch i Sygnity.
Praktyką Starostów w następstwie powszechnej i wszechobecnej cyfryzacji jest udostępnianie rzeczoznawcom majątkowym jako przewidzianej w ramach ugn kopii dokumentu w dowolnej formie – skanu aktu notarialnego w postaci pliku PDF z możliwością jego pobrania.

W ostatnich miesiącach rzeczoznawcy majątkowi zaobserwowali zmianę sposobu udostępniania aktów notarialnych w systemie informatycznym GEO-INFO, polegającą na udostępnieniu poprzez wyłącznie wyświetlenie kolejno, odrębnie na ekranie, poszczególnych stron aktu notarialnego bez możliwości odpowiedniej dla współczesnych czasów możliwości sporządzenia kopii w dowolnej formie (naturalną współczesną kopią jest dokument w postaci pliku PDF). 
Warto wspomnieć, że „nowa” forma udostępniania jest sztucznie wytworzona, nie pozwala skorzystać z dokumentów jakie faktycznie są w posiadaniu Starostów w sposób możliwe najprostszy, jest technologicznym uwstecznieniem. 

W efekcie takiej formy udostępnienia rzeczoznawca majątkowy może uzyskać efekt taki sam, jak gdyby udostępniono mu plik PDF, z tym że trwa znacznie dłużej i wymaga dodatkowych czynności. 
Czy taki był cel wybranych Starostów, którzy zdecydowali się zmienić dotychczasową formę udostępniania aktów notarialnych, utrudnić w sposób sztuczny czynności zawodowe rzeczoznawcom majątkowym?  

Rzeczoznawca majątkowy jest zawodem zaufania publicznego, którego status i uprawnienia zostały uregulowane ustawowo (art. 174–178 ugn). Wykonywanie zawodu wiąże się z odpowiedzialnością zawodową i dyscyplinarną oraz obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej, co gwarantuje, że udostępniane dokumenty są wykorzystywane wyłącznie w zakresie realizacji ustawowych zadań zawodowych i nie są ujawniane osobom nieuprawnionym. Jako podmiot zaufania publicznego rzeczoznawcy majątkowi posiadają szczególny interes prawny w pełnym, nieskrępowanym dostępie do dokumentów źródłowych stanowiących podstawę wpisów do rejestrów wchodzących w skład operatu katastralnego, co jest niezbędne dla wykonywania czynności zawodowych ze szczególną starannością, która zapewnia bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami, oraz przede wszystkim pozwala na sprawne i właściwe funkcjonowanie państwa (na poziomie gmin, powiatów, województwa i państwa).

W związku z powyższym środowisko rzeczoznawców majątkowych postuluje przywrócenie dotychczasowej formy udostępniania przez Starostów aktów notarialnych, obejmujący możliwość sporządzenia kopii dokumentów (zgodnie z ugn w dowolnej formie) poprzez pobranie udostępnionego pliku PDF. Przyjęcie takiego rozwiązania jest zgodne z przepisami prawa, oraz w szczególności dotychczasową – już kilkuletnią praktyką Starostów. Apelujemy o umożliwienie sprawnego wykonywania zawodu rzeczoznawcy majątkowego poprzez nieskrępowany dostęp do niezbędnych dokumentów.

opracował Marcin Czarnecki
koordynator Zespołu PFSRM ds. Zawodowych